J'ai commencé le processus d'application pour un échange étudiant à l'étranger (en Corée du Sud) d'une durée de 4 mois. Voici toutes les informations (du début jusqu'à votre départ) dont vous aurez besoin pour commencer cette aventure.
*Ces informations sont plus spécifiquement pour un échange en Corée du Sud, mais elles s'appliquent aussi pour n'importe quelles destinations. Je conseille de valider sur le site de l'UQÀM, le SRI (Service des relations internationales).
Avant de commencer votre demande d'application, il est important de communiquer avec votre directeur de programme pour confirmer qu'un échange étudiant est possible avec votre programme d'étude. Demandez si des cours obligatoires doivent être complétés avant de partir.
Vérifiez si un test de niveau d'anglais sera nécessaire pour votre demande d'admission et surtout, lequel. Toutes ces informations sont disponibles sur le site du SRI et le test à faire sera précisé sur les fiches d'information de l'université de votre destination. Vous aurez besoin de votre résultat pour votre demande d'admission, si votre université d'accueil enseigne en anglais. Les places à l'examen sont limitées et se remplissent rapidement, donc cette étape doit être faite en premier. Réservez assez de temps pour l'attente de votre résultat (jusqu'à 1 mois) et pour refaire le test, si jamais votre résultat n'est pas celui qu'il vous faut. *Le test TOEIC était demandé par l'université Hanyang avec un résultat d'au moins 685 pour l'admissibilité.
Une fois que vous avez pris la décision de vous embarquer dans l'aventure d'un échange étudiant à l'étranger, vous devrez rassembler toutes les informations dont vous aurez besoin lors de votre application. Une rencontre sera donnée pour vous partager toutes les informations nécessaires pour votre demande d'admission au programme d'échange. Vous pouvez voir les dates de rencontre et vous inscrire sur le site du SRI. *Les dates sur le site ne seront peut-être pas les bonnes, mais elles seront modifiées quelques semaines avant. Donc ne vous inquiétez. Si non, vous pouvez toujours envoyer un courriel au SRI directement pour poser la question.
Il faudra ensuite choisir 3 choix d'établissement (universités) d'accueil dans votre pays d'échange. Vous devrez remplir un formulaire avec vos choix d'universités.
Vous devrez ensuite écrire une lettre pour chacune de ces universités, expliquant pourquoi vous voulez participer au programme d'échange. C'est le moment de vendre sa salade!
C'est ici que vous commencerez votre demande de candidature! Regardez bien les dates données sur le site du SRI pour savoir quand vous devez remettre votre candidature. Vous pouvez voir sur la page du SRI tout ce dont vous aurez besoin pour votre demande. Une fois la demande complétée, enregistrez votre document de candidature en PDF sur votre ordinateur. *Vous devriez avoir dans des réponses de l'UQÀM, une semaine après le dépôt de votre demande, pour vous confirmer votre sélection par l'UQÀM, au programme d'échange.
Après votre sélection par l'UQÀM' vous devrez ensuite remplir les documents de choix de cours pour chacune de ces universités, avec les équivalences aux cours que vous aimeriez compléter à ces universités. Le document est disponible sur le site du SRI, dans la catégorie "Choix de cours". Regardez sur les sites de chaque université, une liste des cours donnés disponibles aux étudiants étrangers sera accessible pour vous. Suivez ensuite les étapes inscrites sur la première page du formulaire pour faire approuver vos choix de cours par la direction de votre programme, ainsi que par le SRI.
Formation prédépart - Une deuxième formation sera donnée par le SRI pour vous préparer à tous ce donc vous aurez besoin pour votre départ (hébergement, santé, sécurité, aspects financiers, adaptation culturelle, etc.) et répondre à vos questions.
Suite à cette rencontre, l'UQÀM enverra votre demande de candidature (nomination) à l’établissement d’accueil, dépendant des dates données par l'université d'accueil.
Une fois votre nomination reçue par l'université d'accueil, celle-ci vous enverra toutes les informations nécessaires pour compléter votre application au programme d'échange étudiant de votre côté. Assurez-vous de valider d'avance les informations envoyées par l'UQÀM à l'université d'accueil (courriel, nom du programme, etc.). La personne responsable de répondre aux questions est très occupée durant cette période, donc pourrait oublier de répondre à votre courriel avant la date limite de votre application. Si vous réalisez qu'une erreur a été faite lors de votre admission, vous pouvez envoyer un courriel au département qui s'occupe des demandes d'admissions aux échanges étudiants de votre université d'accueil. Ils pourront peut-être faire les modifications pour vous, c'était le cas pour moi.
Vous recevrez votre acceptation officielle de l'université d'accueil un mois plus tard, avec un courriel ayant toutes les informations sur les étapes à suivre pour la suite: Inscription aux résidences, dates importantes, inscriptions aux cours, assurances médicales, etc.
Après avoir reçu votre lettre d'acceptation officielle, il sera important d'envoyer celle-ci au SRI par courriel (mobilite@uqam.ca). Ils vous enverront ensuite votre lettre d'acceptation de l'UQÀM. Cette lettre sera nécessaire pour votre demande de visa ainsi que pour vos demandes de bourses.
Vous pouvez maintenant prendre rendez-vous pour soumettre votre demande de visa (visa D-2-6). Appelez l'ambassade ou le consulat coréen (Montréal: (514) 845-2555) pour prendre rendez-vous. L'employé vous donnera une date et une heure précise pour vous présenter avec tous vos documents (Montréal: 1250 boul. René-Lévesque O #3600, Montréal, QC H3B 4W8). *Valide en date de février 2024. Vérifiez sur le site de l'ambassade pour confirmer que ces informations n'ont pas été changées. *Ces documents doivent être remplis ou traduits en anglais. Pour les documents officiels en français, remettez l'original en français et une traduction faite par vous-même. *Si vous avez des questions, appelez l'ambassade ou le consulat. Ils répondrons à vos questions avec plaisir.
Formulaire de demande de visa (disponible sur le site de l'ambassade).
Passeport original et une photocopie ce celui-ci (pour les non-canadiens, fournissez un visa canadien valide, comme un visa de travail ou d'étude). *votre passeport doit être toujours valide 6 mois après votre retour.
Photo de vous en couleur (grandeur 3.5 x 4.5 cm). *Fond blanc, date étampée à l'arrière maximum 6 mois avant la date de l'application du visa.
Certificat d'admission (fourni par l'université d'accueil).
Une copie du document "Business Registration Certificate" de l'université d'accueil (fournie par l'université avec votre Certificat d'admission).
Document qui prouve que vous êtes un étudiant d'échange à l'étranger (lettre d'invitation, fournie par l'université d'accueil avec votre certificat d'admission).
Document officiel prouvant que vous avez complété au moins une session à votre université (UQÀM). *Vous pouvez commander ce document, qui prouve votre inscription, sur le portail étudiant de l'UQÀM (frais d'environ 30$)
Document prouvant votre habilité à vous supporter financièrement. *Document officiel de votre banque prouvant ayant au moins 10 000$ disponible dans un de vos comptes. *Si un parent vous supportera financièrement lors de votre séjour, fournissez un document officiel de leur banque montrant que ces fonds sont disponibles, ainsi qu'une lettre signé par le parent, disant qu'il couvrira les dépenses nécessaires. Fournissez un document officiel qui prouve le lien de parenté (photocopie du certificat de naissance).
Frais de demande de visa (argent comptant seulement). *78$ CA pour les canadiens Une fois la demande de visa approuvé (délais de 14 jours ouvrables), vous pourrez le télécharger sur le site, sur la feuille d'information qui vous sera donnée lors de votre rendez-vous. Vous pourrez ensuite l'imprimer et la garder avec votre passeport pour votre départ.
Vous pouvez maintenant acheter votre billet d'avion et commencer à planifier votre séjour!
J'espère que ce résumé de toutes les étapes vous ont été pour votre processus d'admission. Le tout peut avoir l'air stressant quand on commence, mais quand on a le tout séparé en étapes, ça devient beaucoup plus facile. Il faut juste faire une chose à la fois. Si j'ai réussi, vous pourrez aussi!
Bon échange!